Privacy disclaimer
Westhoekacademie Koksijde
Privacy verklaring
De Westhoekacademie en de gemeente Koksijde verzamelen, verwerken en bewaren persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de school. Persoonsgegevens zijn die gegevens om jou als persoon te identificeren zodat men een link kan leggen tussen de informatie en de persoon. De verwerking van persoonsgegevens heeft een rechtmatige grond en een specifiek doeleinde binnen het organiseren van het onderwijs. Het verzamelen van de informatie gebeurt proportioneel binnen de relevantie ervan. Deze informatie wordt op een veilige manier vertrouwelijk beheerd door de leerlingenadministratie van de Westhoekacademie.
De Westhoekacademie en het schoolbestuur, hechten een groot belang aan de bescherming van privacy in overeenstemming met de AVG/GDPR EU 2016/679 de ‘Europese Algemene Verordening Gegevensverwerking’ (beter bekend als ‘GDPR’) met daaraan gekoppeld de aanvulling van de Belgische wetgeving en het controle orgaan, de Vlaamse toezichtscommissie.
Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC)
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
E-mail: contact@toezichtcommissie.be
Website: www.toezichtcommissie.be
Hieronder wordt de uitleg geformuleerd hoe de wetgeving wordt nageleefd.
Definities
Persoonsgegevens zijn alle gegevens minimaal tot identificatie van een persoon, rijksregisternummer, adres, leeftijd, geslacht met daaraan gekoppeld mogelijks email adres en telefoonnummer. De administratief medewerkers van de Westhoekacademie en de gemeente Koksijde zijn tot geheimhouding verplicht. Evenmin worden geen gevoelige persoonsgegevens verzamelt over ras, politieke opvattingen, gezondheid, godsdienstige en andere geloofsovertuigingen of seksuele geaardheid.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden, archiveren of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden. In dit geval is de Westhoekacademie Koksijde verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van leerlingen en studenten.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld DKO3 of andere software waar het gemeentebestuur beroep op doet.
Onder persoonsgegevens wordt leerlingengegevens, inschrijvingsgegevens, betalingsinformatie personeelsgegevens verstaan…
Onder Westhoekacademie Koksijde wordt de volgende school verstaan :
Academie voor beeldende en audiovisuele kunsten
Instellingsnummer 50443, schoolbestuurnummer 975516
Adres hoofdgebouw : Veurnelaan 109, 8670 Koksijde
8 vestigingsplaatsen : Koksijde, De Panne, Alveringem, Veurne, Nieuwpoort
Beginselen
Zodra je je inschrijft in de Westhoekacademie en de daarbij horende diensten wordt men verondersteld kennis te nemen van deze verklaring en akkoord te gaan met en verwerking van bepaalde persoonsgegevens. De Westhoekacademie waakt over de volledigheid en juistheid van de persoonsgegevens.
De GDPR bepaalt wie de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens. Ook indien men de verwerking laat uitvoeren door een andere persoon of onderneming, blijft deze persoon of onderneming die de opdracht heeft gegeven de verwerkingsverantwoordelijke. Iedere School streeft naar een correcte administratie om te komen naar een efficiënte schoolomgeving. Het beheer van persoonsgegevens blijft bij de Westhoekacademie en dient de verplichtingen uit de GDPR te volgen. Dit staat onder toezicht van de gegevens beschermingsautoriteit (meer info : contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)
De Westhoekacademie verzekert de vertrouwelijke verwerking van deze persoonsgegevens. Het verwerken van deze gegevens is een wettelijke verplichting voor de onderwijsadministratie. De persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor bevoegde personen. Zij zijn contractueel of wettelijk gebonden om vertrouwelijk met de gegevens om te gaan.
Doeleinden en Verwerkingsgronden
De persoonsgegevens worden bij de inschrijving, hetzij op papier of hetzij via MijnAcademie verzameld door de Westhoekacademie. Het verzamelen gebeurt onder de noemer van een duidelijk en gerechtvaardigd doel : rechtmatige inschrijving en gerichte informatie rond de werking van de Westhoekacademie.
DKO3 is daarbij de software om deze administratie en communicatie te realiseren. Het beheer van persoonsgegevens blijft bij de Westhoekacademie en dient de verplichtingen uit de GDPR te volgen. Dit staat onder toezicht van de gegevens beschermingsautoriteit (meer info : contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)
De juridische basis voor verwerking van persoonsgegevens
Voor het gebruik van DKO3 en de dienstverlening daaraan gebonden krijg je kennis meegedeeld van de verwerkingen die worden uitgevoerd op je persoonsgegevens. De onderstaande categorieën dienen om de maximale veiligheid van het gebruik te garanderen en is des gevolg een gerechtvaardigd belang.
De voornaamste verwerkingen vinden vanzelfsprekend plaats in opdracht van de School als verwerkingsverantwoordelijke.
De categorieën van gegevens die de Westhoekacademie verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke zijn de voornaamste persoons- en contactgegevens zoals door jou opgegeven, namelijk: naam, rijksregisternummer en e-mailadres.
DKO3 maakt gebruik van verscheidene middelen om jouw gebruikerservaring te optimaliseren :
- Cookies en lokale opslagtechnieken: de informatie die cookies en gelijkaardige traceringsmethodes ons bieden, laat ons toe persoon gekoppeld aan de inschrijving te herkennen. Via functionele cookies wordt de snelheid in het gebruik van de sites gestimuleerd. Analytische cookies registreren welke pagina’s van de sites vaker bezocht worden en welke niet om op deze manier de werking van sites te verbeteren. Cookies op computers kunnen gewist worden en er bestaat de mogelijkheid in browsers om cookies te blokkeren.
- Log-informatie: dit betreft informatie zoals tijdstip, je IP-adres en telecommunicatie-gegevens.
- Locatiegegevens: de analytische data van ARTOSO tonen locatiegegevens. Op basis van deze gegevens kan jouw (vermoedelijke) locatie op een kaart worden aangegeven;
- Informatie met betrekking tot het gebruikte toestel zoals hardware- en software-informatie en netwerkinformatie.
Via DKO3 worden dus technische gegevens verzameld die uitsluitend voor interne doeleinden gebruikt worden om een beeld te krijgen van gebruikersnavigatie. De verzamelde informatie kan voor externe analyse naar derde partijen verzonden worden maar dit gebeurt enkel voor zover wij de persoonsgegevens voorafgaand geanonimiseerd hebben.
Overige verwerkers
DKO3 maakt gebruik van allerlei geïntegreerde hulpmiddelen die aangeleverd worden door derde partijen en bieden voldoende garanties om de garanties die ARTOSO in deze Verklaring uiteenzet verder te waarborgen.
Een van die hulpmiddelen bij inschrijvingen en verwerking is mijnACADEMIE. De gegevens van de inschrijving worden op het account van mijnACADEMIE voor een periode van 4 jaar bewaard. Het verstrekken van je persoonsgegevens is verplicht als je wenst een account aan te maken op mijnACADEMIE. Op het moment dat je ons je persoonsgegevens niet verstrekt, is het helaas niet mogelijk om een account op mijnACADEMIE aan te maken. Hierdoor krijg je dus ook geen toegang tot ons platform. Er is wel de optie om in te schrijven op papier via het secretariaat van de Westhoekacademie indien men geen account wenst op mijnACADEMIE. Ook op papier dient men persoonsgegevens op te geven, zonder dewelke een inschrijving niet mogelijk is.
Betalingsgegevens binnen de verwerking van inschrijvingen en retributies worden binnen de financiële gemeente Koksijde voor een periode van 10 jaar opgeslagen. Deze gegevens worden niet bijgehouden door de school.
De Westhoekacademie en de gemeente Koksijde verwerken ook persoonsgegevens van personeel via Microsoft Office. Dit platform is de enige manier van communiceren uitgaande van schoolbestuur, directie, leerkrachten binnen de werking van de academie.
Personeelsgegevens en arbeidsongevallen worden tevens verwerkt op Vario software. In deze software worden persoonsgegevens geanonimiseerd, enkel bevoegden hebben toegang tot persoonsgegeven.
Met leerlingen, studenten en ouders wordt door leerkrachten en medewerkers gecommuniceerd via dko3. Deze vorm garandeert optimale privacy bescherming met een doordacht cc en bcc beleid.
DKO3 slaat ook gegevens op over aanwezigheden en evaluaties van betrokken studenten. Binnen het kader van de onderwijs inspectie of doorlichting worden bepaalde gegevens binnen opengesteld naar deze instanties, weliswaar geanonimiseerd.
Binnen het kader van veiligheid en preventie worden personeelsgegevens geanonimiseerd verwerkt in statistieken via Vario, Bij ongevallen met studenten worden persoonsgegevens doorgegeven aan de verzekeringsmaatschappij maar enkel binnen het kader van het dossier en de afhandeling van de schadevergoedingen.
Doorgifte
Persoonsgegevens worden door de administratie van de WAK enkel verwerkt voor interne doeleinden, behalve in uitzonderlijke gevallen. Om die reden verricht de Westhoekacademie enkel een overdracht van persoonsgegevens naar de volgende categorieën van ontvangers:
- Organisaties aan wie de overdracht wettelijk verplicht is;
- Organisaties die door de Westhoekacademie specifiek worden aangesteld als ontvangers (conform de instructies en wensen van de School);
- Organisaties die door jou zelf worden aangesteld als ontvangers.
DKO 3 op zijn beurt verwerkt de persoonsgegevens louter in opdracht van de Westhoekacademie. ARTOSO is slechts een ‘verwerker’ die instaat voor de goede technische werking van DKO3. Als verwerker streeft ARTOSO om aan de verplichtingen uit de GDPR te voldoen. ARTOSO verwerkt in beperkte gevallen ook persoonsgegevens op eigen initiatief en in beperkte mate, zonder opdracht te krijgen van de School. Al deze gegevens worden verwerkt in het kader van de dienstverlening. De persoonsgegevens worden vervolgens gearchiveerd volgens de archiveringswetgeving. Het doel van de archivering is niet langer dienstverlening op zich maar archivering in functie van eventuele toekomstige dienstverlening. Tijdens de archiveringsperiode worden de persoonsgegevens op geen enkele andere manier dan strikt nodig verwerkt voor de bewaring ervan. ARTOSO is in samenspraak met de School en de overkoepelende onderwijsautoriteiten ook verplicht informatie omtrent de opdrachten en dienstonderbrekingen van personeel door te geven aan het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming (Agentschap voor Onderwijsdiensten) via DISCIMUS.
De Westhoekacademie Koksijde is een Belgische instelling. Niettemin kan ARTOSO en de gemeente Koksijde jouw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie doorgeven (voor sub-verwerking of overdracht) indien dit noodzakelijk is voor de werking van DKO3 of indien specifiek gevraagd door de School en voor zover de nodige maatregelen genomen zijn om te voldoen aan de wettelijk bepaalde vereisten volgens het EU-US Data Privacy Framework. Het gemeentebestuur van Koksijde (microsoft office) en ARTOSO is wettelijk verplicht waarborgen af te sluiten met de niet-Europese verwerker (microsoft Office).
De Westhoekacademie en ARTOSO streven ernaar dat gegevensverwerking steeds toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is.
De gemeente Koksijde, de Westhoekacademie ARTOSO hebben voldoende beveiligingsmaatregelen getroffen om een veilige verwerking van de persoonsgegevens te waarborgen.
De risico’s van een toevallige of ongeoorloofde vernietiging, toevallig verlies, de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking zijn zo goed mogelijk gereduceerd. Dit betekent helaas niet dat alle risico’s uitgesloten kunnen worden. Bij een inbreuk op de wettelijk toegestane verwerkingen in DKO3, zal de school, de gemeente en ARTOSO onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om schade tot een minimum te beperken.
Specifieke Verwerkingen
Beeldmateriaal
De Westhoekacademie en mijnACADEMIE vragen de uitdrukkelijke toestemming voor het maken van fotomateriaal binnen het wettelijk kader van portretrecht om de werking van het onderwijs te promoten. Algemene sfeerbeelden vallen niet onder het portretrecht. Deze toestemming kan op elk moment terug ingetrokken worden. Het fotomateriaal wordt binnen een periode van 3 jaar gebruikt voor promotiedoeleinden, nadien wordt het gearchiveerd met louter als verwerkingsdoel het archiveren.
Sociale media
De Westhoekacademie Koksijde evenals het gemeentebestuur gebruiken sociale media als communicatiekanaal, hetzij facebook en instagram. Enkel officiële berichtgeving wordt hierop gepost. Privé opmerkingen op de posts zijn publieke berichten en blijven zichtbaar zolang ze niet door de privé persoon verwijderd worden. Er wordt niet gereageerd op opmerkingen door de Westhoekacademie of de gemeente, tenzij de opmerkingen ongepast zijn. De persoonsgegevens van degene die opmerkingen plaatst worden verwerkt door het sociaal media platform. Op deze verwerkingen zijn de privacy verklaringen van het sociaal media platform van toepassing.
Rechten
Recht op informatie en inzage
De School zal jou als student, personeelslid informeren omtrent de persoonsgegevens, inschrijvingsgegevens, betalingsinfo die ze over jou verwerkt, de verwerkingshandelingen die zij uitvoert of waartoe zij opdracht geeft.
Recht op bezwaar
In de beperkte gevallen waar dit wettelijk is toegelaten, kan je als gebruiker ook een restrictie van de verwerking eisen, behalve als het belang van de Westhoekacademie zwaarder doorweegt dan dat van de leerling, student.
Recht op correctie en aanvulling
Men beschikt over een recht op toegang tot je persoonsgegevens. Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen steeds verbeterd of eventueel zelfs verwijderd worden.
De ingeschrevenen of personeelslid hebben het recht onnauwkeurigheden en onvolledigheden te melden om de nodige aanpassingen door te voeren.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Verder kan je als gebruiker in bepaalde gevallen zoals bepaald door de wet ook eisen dat de persoonsgegevens die je aan Westhoekacademie hebt verstrekt terug gekoppeld worden op een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm. Bij vragen hierover moet men zich wel identificeren.
Recht op intrekking toestemming
Waar men toestemming heeft gegeven voor verwerking, kan je deze toestemming om het even wanneer intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking binnen een bepaalde context (bvb nieuwsbrieven).
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
Het is rechtmatig mogelijk om verzet aan te tekenen tegen besluiten die automatisch gegenereerd worden op individuele persoonsgegevens behalve wanneer dit noodzakelijk is binnen het kader van een wettelijk toegestane verwerkingsuitvoering met het individu in kwestie. In dat geval kan men een menselijke tussenkomst vragen voor het nemen van een besluit.
Recht om vergeten te worden
De vraag kan gesteld worden om individuele persoonsgegevens volledig te wissen onder de voorwaarden dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden, de toestemming voor het gebruik intrekt, geen dwingende of gerechtvaardigde verwerkingsgronden zijn, de gegevens onrechtmatig aangewend worden. Dit alles volgens de wettelijke verplichting die de verwerkingsverantwoordelijke dient na te komen. Wissen kan enkel in bovenstaande gevallen tenzij er een wettelijke verplichting is de gegevens te verwerken.
Recht op beperking van verwerking
Beperken van de verwerking van persoonsgegevens is mogelijk als de gegevens niet correct zijn, onrechtmatig verwerkt worden, de gegevens overbodig zijn geworden voor de doeleinden, in het geval van een uitspraak van een bezwaarschrift tegen de verwerking of er geen zwaarder belang doorweegt voor de verwerking.
Uitoefenen van rechten
ARTOSO, de organisatie achter DKO3 is niet het aanspreekpunt waar men zijn/haar/x rechten wenst uit te oefenen ten opzichte van de persoonsgegevens waarvoor de School verwerkingsverantwoordelijke is. Om je rechten voor persoonsgegevens uit te oefenen dien je de Westhoekacademie via mail te contacteren : Westhoekacademie@koksijde.be. Waar relevant zal de School verdere instructies aan ARTOSO of de gemeente Koksijde doorgeven.
Indien je als gebruiker de verwerking wil beperken of bezwaar maakt tegen verwerking en archivering mits er geen gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking voort te zetten. Hiervoor richt men zich per brief of digitaal naar het college van Burgemeester en Schepenen, zeelaan 303, 8670 Koksijde. Het verzoek wordt binnen de 30 dagen behandeld.
Recht tot klacht indienen bij de Privacycommissie
Bij ontevredenheid van de behandeling van het bezwaar of dat de behandeling een inbreuk maakt op de privacywetgeving, heb je als gebruiker het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacy Commissie, ook de ‘Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ genaamd (zie www.privacycommission.be/nl voor meer informatie). De Vlaamse toezichtcommissie kan je bereiken via e-mail op:
Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC)
Contact@toezichtcommisie.be
Website: www.toezichtcommissie.be
Of per brief aan :
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel.
Formuleer de klacht volgens de juiste procedure.